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上传时间:2014-09-22 来源:集团公司会议管理制度

会议管理制度 1 、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度. 2 、适用范围 :本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理. 3 ...

贵信投资集团会议管理制度 文件名称 发布日期 文件编号 部 核 门 准 2015 年 04 月 GX/XZ019 行 政 部 会议管理制度 共 9 页 版次及修改状态 制 审 订 核 A/0 罗尚标 一、总则 1.目的 为进一步规范公司会议管理,严肃会议纪律,改进会议作风、精简会议数量 和简缩会议时间,提高会议沟通质量和公司运营效率,特制订本办法。

2.适用范围 2.1 本制度适用于公司规定的定期性会议及临时性会议的组织; 2.2 本制度对公司股东大会、董事会、发展改革委员会、工会暂不适用。

3.会议召开原则 3.1 按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开;杜绝召开没有明确议题、没 有准备、无实质意义、单独沟通可解决问题的会议; 3.2 公司性临时会议根据分管领导批示意见召开。

4.职责权限 4.1 分管领导负责组织召开公司经营、决策会议; 4.2 行政部负责公司性会议的筹备及会议服务工作; 4.3 主办部门或分管领导负责组织召开业务专题会。

4.4 各部门负责人负责组织召开部门会议。

4.5 人力资源部负责公司性会议事务的跟进,并将执行情况纳入绩效考核; 二、会议分类 1.公司会议主要分为定期性会议及临时性会议,具体类别如下:

(1)定期性会议:如晨会、部门周例会、部门沟通协调会、资金平衡会、月度 工作总结与计划会、月度经营管理分析会、季度经营管理分 析会、工程在建项目季度例行检查汇报、大召会(半年总结 会、年度总结会) 、元旦中高层管理人员座谈会等; (2)临时性会议:业务专题会、普通座谈会、对外接待会、竞选会、分享会、 培训会、动员会、通报会等; 三、会前准备 1.公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责; 各部门召开会议需使用 公司会议室的,应按照会议室使用管理要求,提前向行政部书面申请后,由行政 部统筹安排。

2.会议召集人应在会议召开 3 日前,拟好发言要点、会议提案或汇报总结提纲, 贵信投资集团会议管理制度 并将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。

3.所有与会者都应该遵守公司的会议制度,不迟到、不早退、不无故缺席。如因 特殊原因不能完整地参加会议的与会者,应提前向会议召集人说明情况,并且将 自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人,由会议召集人代为表达。

4.会议的基本人员应该包括:召集人,与会者,记录员。会议原则上应由召集人 主持,也可由召集人指定他人代为主持。

四、会议组织及要求 1.会议组织遵照“谁主办,谁组织”的原则。

2.组织形式:

(1)对定期性的公司重要会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列 席人员,并参照附件 1《公司各类会议一览表》的会议相关安排; (2)对临时性的公司会议,如公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题 及公司运营方面等紧急情况而召集有关人员开会商讨的专题会议,此类 会议为不定期性的临时性会议,一个专题如果需要多次的研讨才能定案 时,可以互相约定次数与日期,但要以一案一会为原则。会议召集人应 按附件 2《会议审批单》的要求提出书面申请,填写好审批内容(如:

会议主题、会议主持人、会议时间、会议地点、与会人员名单、会议议 题) ,经分管领导批准后,报行政部备案方可执行。

3.会议主持人须遵守以下规定:

(1)主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。

(2)主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、 议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。

(3)会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必 要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺 利推进及会议效率。

(4)属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决 的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归 纳并引导会议就其后续安排统一意见。

(5)主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时 限等会后跟进安排向与会人员明确。

4.参会人员须遵守以下规定:

(1)应准时到会,并在《会议签到表》上签到; (2)准确、充分地表达自己的立场,会议发言应言简意赅,紧扣议题; (3)会议讨论过程中,与会者应注意文明用语。

(4)遵循会议主持人对议程控制的要求; (5)如属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言; (6)遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或无声状态,原则上不允许接 听电话,如须接听,请离开会场; (7)做好本人的会议纪录。

五、会议记录 1.公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责 记录,会议记录应遵守以下规定:

(1)以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会 议纪要; 贵信投资集团会议管理制度 (2)会议记录应坚持实事求是的原则,尽量采用实录风格,确保记录的原始性; (3) 对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样; (4) 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后 2 个工作日呈报 会议主持人审核签名; (5) 负责会议考勤记录,并报会议主持人核准; (6) 做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议 签到表》的考勤记录报人力资源部考勤人员进行出勤相关考核。

2.会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档:

(1)公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定,并由办公室存档备 查,按年度移交公司档案室。

(2) 各部门的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管; (3)会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照 公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

六、会议室管理 1.会议室使用登记手续 (1)凡需使用会议室的部门及人员,须提前做预约登记手续; (2)会议室预约登记手续由行政部办理; (3)会议结束后需将预借会议用品和钥匙归还至行政部管理处。

2.会议室必备的物品、用品和环境 (1)会议室备有会议桌、椅、塑料鲜花、投影仪、扩音设备; (2)会务准备如需使用笔记本电脑、摄影机等,请与行政部协商;如有其他特 殊招待要求(如:水果、糕点、茶水、水杯、订餐等) ,需提前 1 个工作日 填写《会议室审批单》中的特殊招待用品名称及数量,并经分管领导批准 后,报行政部方可安排,会议费用将计入需求部门(注:本着“节俭”原 则,总部人员参会一般不发放一次性杯具,请自备会议水杯,对外特殊场 合会议除外) 。

(3)会议室保洁。

3.会议室使用环境卫生的要求 (1)注意保持会议室的环境卫生; (2)严禁在会议室吃东西; (3)严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设施; (4)严禁在会议室处理与工作无关的事情。

(5)会议结束时,会议室申请人需对会场桌椅等物品复原、所以电源关闭、垃 圾应及时组织清洁人员进行清理,行政部将对其进行监督考核; 七、视频会议系统管理规定(暂行) 为了正确、 规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频 会议能够长期有效的进行,特制定本规范。

1.视频设备管理 (1)视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、音箱 设备等构成。

(2)视频会议系统设备是会议专用设备,除开展视频会议外,严禁挪作他用。

(3)严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件,并定期做好病毒防护等安 全维护工作。

(4)视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的,与会人员在使用时,不得 贵信投资集团会议管理制度 随意更改。

(5)视频会议系统设备由办公室指定专人进行保管和维护;公司将指定专人提 供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查,如发现设备、软件及线路等出 现故障,应及时进行设备维修、软件调试及故障排除,以免影响会议进行。

(6)各部门使用视频会议系统设备前,必须至公司管理部门办理登记手续,在 使用期间,要妥善保管好设备,会议结束后,及时将设备交还管理部门。

2.视频会议管理 (1)视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行,凡是适合以视 频会议方式召开的会议、培训等,应通过视频会议方式实施; (2)分公司、各部门、项目部如使用视频会议,需由会议发起人(召集人)提 前三天申请,经分管领导批准后,行政部确认公司会议视频设备可以使用,将告 知召集人进行会议的预定。如遇紧急会议,会议召集人凭批准的《会议审批单》 , 至少提前一天通知视频会议管理人员。

(3)会议预定好以后,主办部门要通过即时通讯方式,及时通知参会人员会议 的时间和议题。

(4)视频会议应在会议室召开,如遇特殊情况,应保证开会办公室环境良好、 无噪音。

(5)与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备,随时与参会人员进行视频 和音频的效果调试,确保视频会议的正常使用,如发现问题,要及时向视频会议 管理部门的技术人员反映,排除故障。调试好的参会部门,必须将麦克风调至关 闭状态,以免分会场声音传至主会场,影响整个会议效果。

(6)所有参会人员必须提前 5 分钟到达会场,保持会议严肃性,严禁迟到、早 退现象。

(7)视频会议进行过程中,各参会人员应保持会场安静,会议中如有人员需要 发言时,方可打开麦克进行讲话,除会议发言人员,所有分会场都应关闭话筒。

3.其他 (1)视频会议设备放入环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。

(2)会议结束后要及时将各项设备电源关闭,若由于不当操作损坏设备的,责 任人员按照维修价格进行赔偿。

(3)遗失或因工作不慎导致设备损毁的,责任人员按照设备的残值进行赔偿。 贵信投资集团会议管理制度 附件 1 会议 名称 1、朗读晨会精选文章; 2、团队健身锻炼; 定 员 3、分享互动; 会议内容由各部门自行组织,但应遵循以下工作内容:

部门经理或 部门 一次/周 例会 记备案的时间 人员 部门 分管领导或 沟通 每月 10 日 协调 定的负责人 会 项目负责人 公司相关领导、 财 资金 务相关人员、 资金 平衡 会 责人 工作 总结 每月 30 日 与计 划会 18:00-19:00 1 小时 监 责人、总工室、部 门经理、 项目经理 人力 行 政总 公司相关领导、 子 公司及分公司负 每月 20 日 18:00-19:00 1 小时 财务总监 关联项目/部门负 18:00-19:30 1.5 小时 分管领导指 责人、部门经理、 公司及分公司负 公司相关领导、 子 按照 各 部门 登 30—60 分钟 部门指定的 部门员工 1、员工对上周工作总结与汇报,存在问题及解决方案; 2、员工对下周工作计划、重点工作方案研讨; 3、部门负责人听取员工的工作汇报,评价员工的工作执行情况,如发现问题,应提出改进方案; 3、部分负责人布置日常工作,分配工作任务或临时事项。

1、组织各部门对上月工作中,遇到的工作问题进行汇报; 2、对存在的问题提出整改要求,并明确责任部门、整改时间; 3、组织相关部门,对各部门间提出的问题进行协调、解决; 4、分管领导对部门间遇到的问题,做出综合评价; 5、各部门提出下月工作中,部门间需要协调解决的问题。

1、财务部将公司各部门、项目部上月资金计划执行情况及下月度资金计划进行汇报; 2、对公司重大事项等项目的资金进行事先筹划和安排; 3、会议审核决定公司各部门、项目部下月度的实际资金使用计划; 4、商讨公司系统内各公司/项目之间资金调拨额度、方式; 5、商讨公司筹融资方式及除银行借款之外的融资方案; 6、研究解决与公司资金管理相关的其他重大问题。

1、听取各部门、分公司、项目部上月工作总结并审议下月工作计划; 2、人力行政总监对公司上月计划执行情况进行总结,并就公司下月工作计划具体的要求事宜做出 阐述; 3、分管领导进行会议总结。

人力行政总监 人力资源部 指定专人记录 财务总监指定 相关领导及 专人记录 部门/项目 财务部、各 专人记录 责人 各部门经 分管领导指定 理、项目负 部门经理指定 部门经理 专人记录 监督委员 行政部 公司各类会议一览表 会议决议或 次 召开时间 会议时间 主持人 与会成员 会 议 内 容 会议记录人员 工作安排的 跟踪落实 组长提前指 总部后勤办公人 频 晨会 每周二-五 8:30 - 8:55 25 分钟 贵信投资集团会议管理制度 季度 分管 领 导或 经营 分析 会 半年 工作 总结 会 年度 工作 总结 会 每年 9:00-12:00 12 月 31 日 3 小时 管领导 责人、总工室、部 门经理、 项目经理 公司相关领导、 子 1.董事长讲话; 公司及分公司负 元旦 每年 座谈 1月1日 会 部门负责人 理、 董事长指定的 公司内部人员 10:00-17:00 1天 事长 指 定的 门经理、项目经 董事 长 或董 责人、总工室、部 2.分管领导做年度总结与下年工作规划报告; 3.各部门对本年中,部门人员编制情况和组织架构做出合理计划; 4.董事长专题会议议程; 5.其他临时增加的环节; 6.与会人员合影留念,共进晚餐。

董事长指定的 目部、分公 专人记录 司负责人 各部门、项 董事 长 或分 每年 9:00-12:00 6 月 30 日 3 小时 分管领导 责人、总工室、部 门经理、 项目经理 公司相关领导、 子 公司及分公司负 每季度月底 18:00-20:00 最后 1 天 定的负责人 门经理、 项目经理 公司相关领导、 子 公司及分公司负 2 小时 分管 领 导指 责人、总工室、部 公司及分公司负 公司相关领导、 子 1.对上季度经营状况、费用状况、利润状况、人员状况和风险管理等进行汇报分析; 2.对 KPI 达成情况与工作计划落实推进、 核心工作计划达成情况、 未完成原因分析及整改策略与计 划、人员团队建设情况等方面,进行分析; 3.就经营分析专题, 确定的季度经营管理改善计划点进行现场沟通, 以及需要相关领导决策的事项 进行协调,并形成提升改善措施和行动计划; 1.由各部门负责人对半年工作进行总结,并提出下半年工作计划; 2.各部门对近半年出现的突出问题进行反馈; 3.分管领导对重点问题进行分析与总结,并作出点评和意见; 4.相关领导对下半年的工作计划做出部署计划; 5.年终会的会议筹备情况跟踪; 1.由各部门负责人对本年度工作进行总结,并提出下年工作计划; 2.各部门对本年度出现的突出问题进行反馈; 3.董事长或分管领导对重点问题进行分析与协调; 4.董事长对各部门工作情况作出点评和意见; 5.董事长对下一年的工作计划做出新的部署计划; 6.开春培训会及年中会的筹备情况跟踪; 分管领导指定 目部、分公 专人记录 司负责人 各部门、项 各部门、项 分管领导指定 目部、分公 专人记录 司负责人 各部门、项 分管领导指定 目部、分公 专人记录 司负责人 注:1.以上与会成员,如遇外地区域人员,可按会议计划自行安排行程参会,待电话视频会议系统启用后,即可参照相关管理规定参会; 2.以上固定频次(定期性)会议,如遇节假日则顺延至节假日后的第一个工作日正常召开; 3.以上会议日期如有重叠,以年度、季度、月度、周会、日会顺序先后为主; 4.其他不定期或临时性会议,以《会议审批单》批复的具体时间安排会议; 贵信投资集团会议管理制度 附件 2: 会 议 审 批 单 会 议 主 题 会 会 会 议 议 议 主 时 地 持 人 间 点 自 ? 月 日 时 分到 月 日 时 分 与会人员名单 会议议题(流程) 特殊招待用品名称及数量 (提前?1? 个工作日) 分管领导批准: 部门主管审核: 申请部门(申请人) : 批准日期 审核日期 申请日期 注:

临时会议请提前半个工作日填写好此表, 经领导审批通过后, 报行政部备案。 贵信投资集团会议管理制度 附件 3: 会议签到表 会议时间 会议主持人 会议主题 序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 备 注 所在部门 姓名 序 号 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 所在部门 会议地点 记录人 编号: 姓名 贵信投资集团会议管理制度 附件 4: 会议室使用登记表 会议日期 会议起止时间 负责人 会议主题 签字 (领取/归还)

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